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Información - ¿POR QUÉ DEBO DESTRUIR LA DOCUMENTACIÓN EN PAPEL?
A la hora de desarrollar un proceso de eliminación de documentos es fundamental respetar al detalle el marco legal en el que se deben efectuar estas acciones, con las que además podemos mejorar la productividad de nuestra empresa. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a todas las empresas, profesionales y organizaciones a destruir toda aquella documentación que sea obsoleta o innecesaria y que contenga datos de carácter personal, puesto que ésta tiene la consideración de “información confidencial”.
18/04/2011 - news
En ningún caso puede deshacerse de esta documentación tirándola a cualquier contenedor de basura o de reciclado de papel. En el caso de ser descubierto, las multas a las que debería hacer frente, impuestas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos, son cuantiosas, en función del volumen de información contenido y del nivel de seguridad de los datos. Para que se haga una imagen visual del alcance de ello, a continuación tiene una muestra de documentos que deben ser destruidos cuando dejan de ser necesarios en la empresa:
- Informes de clientes y/o proveedores, créditos o morosidad.
- Información contable o fiscal.
- Historiales de Personal y Recursos Humanos, solicitudes de empleo o nóminas obsoletas.
- Currículums Vitae.
- Presupuestos, ofertas o concursos.
- Tarifas y listados de inventarios.
- Facturas obsoletas o incorrectas.
- Informes de I+D, planes de márketing.
- Números de cuenta, cheques cancelados y de números de tarjetas de crédito.
- Contratos.
- Registros, documentos de la Seguridad Social y declaraciones de Impuestos.
- Informes o historiales médicos, y en general datos relacionados con la salud.
- Documentos con firmas.
- Correo postal y electrónico impreso en papel.
Llegados a este punto, un empresario puede pensar: “Almaceno la información de modo indefinido y… listo”, pero esta afirmación no es factible, fundamentalmente por dos motivos:
- Almacenar la información en papel de modo indefinido es caro y entraña riesgos, ya que el Reglamento de Desarrollo de la LOPD obliga a seguir unas pautas en su almacenamiento, lo cual obliga a la empresa a destinar recursos, tiempo y dinero para tenerlo de forma óptima y ordenada, garantizando la correcta conservación de los documentos, así como su localización y consulta posibilitando el ejercicio de los derechos “ARCO” de los ciudadanos.
- Cuando no existe ninguna norma u obligación de conservar la documentación hay que deshacerse de ella, por lógica y por el cumplimiento de la LOPD, ya que obliga a “cancelar” los datos en el momento en el que ya no sean necesarios o dejen de serlo.
En próximos boletines daremos más información acerca de qué opciones y soluciones tiene a su alcance, para obtener una destrucción de su documentación con plenas garantías en el cumplimiento de la normativa vigente en Protección de Datos, evitando así una denuncia por parte de cualquier ciudadano y la correspondiente sanción económica, impuesta por parte de la AEPD.