5 PAUTAS PARA ENVIAR E-MAILS DE FORMA CORRECTA | Información | SISTEMA WEB PYME10

Como hemos comentado en anteriores entregas, es fundamental realizar diversas acciones de comunicación para tratar de fidelizar a nuestros clientes o atraer a posibles compradores hacia nuestra web. Uno de los métodos más efectivos sigue siendo el envío de correos electrónicos, pero tenemos que tener cuidado en la forma en que los mandamos para evitar "penalizaciones" por "correo basura".

15/12/2010 - news

Cuando los envíos sean a MUCHAS PERSONAS (a decenas de personas a la vez) lo más conveniente es que utilicemos una herramienta apropiada que impida que esas comunicaciones sean interpretadas por los serviores como SPAM y lleguen a incluir nuestra cuentas de correo en 'listas negras' que impidan a los mensajes llegar a su destino. Si utilizamos programas de mensajería tipo Outlook, debemos seguir una serie de pautas:

1. Buen uso de una cuenta corporativa.

Una cuenta corporativa tiene un nombre en el que aparece la designación por la que se conoce nuestro negocio después de la arroba (@), por ejemplo juan.pedro@miempresa.es Este tipo de cuentas se deben usar sólo en el ámbito laboral y nunca para enviar correos personales. Sobre todo es muy importante no usarlo para registrarse en cualquier página, foro o red social, puesto que esos datos son guardados en listados que se venden al mejor postor y luego serán usados para enviar publicidad, SPAM o incluso virus troyanos.

2. Correcta colocación de las direcciones de envío.

Los correos electrónicos tienen tres campos, «Para», «CC» y «CCO» y cada uno sirve para una cosa. En el «Para» se colocarán todas las direcciones a las que se quiere enviar el correo pero solo para aquellas personas de la que se espera una respuesta, pensado siempre en que se va ha enviar el correo a más de una persona. En el «CC» o copia se colocan las direcciones que tienen que estar informadas pero que no se requiere de una contestación. Por ultimo, el «CCO» o copia oculta, se usa cuando se necesita ocultar la dirección a la que se envía.

3. Correcta redacción del asunto de los correos.

El campo "asunto" es muy importante, pese a que se suele obviar. Todos los emails tienen que tener un asunto que explique sobre qué trata el correo. Esto facilitara por un lado que el receptor sepa de qué va el correo y, más importante aún, que pasado un tiempo le resulte sencillo volver a identificarlo usando simplemente el asunto. Por otro lado, el asunto es uno de los campos que los filtros antispam más tienen en cuenta, por lo que es importante cuidar su redacción y sobre todo NO USAR LAS MAYÚSCULAS, ya que será sospecho para el filtro ANTISPAM de los distintos servidores, pues no debemos olvidar que un e-mail puede pasar por varios servidores distintos (con configuraciones diferentes) antes de llegar a su destino.

4. Archivos adjuntos.

El sistema de correo electrónico se inventó como protocolo de transferencia de mensajes y no de archivos, por lo que adjuntar documentos de un tamaño alto (podríamos considerar a partir de 10MB) es una solución errónea para enviar archivos. Primero porque el protocolo no está preparado para soportar está carga de datos y segundo porque el receptor del correo tendrá el archivo en su gestor de correo, si lo quiere usar lo tendrá que guardar y lo tendrá duplicado. Como solución ha estos impedimentos se invento un sistema de transferencia de fichero cuyo fin es evitar el uso del correo para enviar archivos. Este sistema es el FTP.

5. Texto del mensaje.

Tenemos la posibilidad de enviar texto plano o HTML. Los sistemas de correo desconfían más de los correos en HTML ya que estos tienen más posibilidades de incluir elementos ajenos al mensaje y que pueden ser SPAM. Otro problema que presenta el HTML es que, al ser un lenguaje, los lectores de correo lo tienen que interpretar con la desgracia de que cada lector o incluso cada versión lo interpreta de una forma y es posible que no se vean ni parecidos. Por tanto, lo aconsejable es utilizar texto plano, aunque también hay que tener algunos consejos, como, no usar continuamente las mayúsculas, intentar evitar palabras típicas del SPAM, como "sexo", "viagra"… y no añadir demasiados espacios en blanco o líneas vacias.